FASES DE LA GESTION DE PROYECTOS

1. Análisis de viabilidad del proyecto: Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

• Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
• Análisis previo del alcance del proyecto.
• Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
• Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar: El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.

Las actividades clave en esta etapa son:

• Análisis del alcance del proyecto.
• Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
• Definición del plan de proyecto.
• Negociación del contrato.

3. Ejecución del proyecto: La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo suKnow how y donde menos problemas suelen encontrar.

• Establecimiento del entorno de trabajo.
• Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
• Ejecución de las tareas planificadas.
• Gestión de las peticiones de cambio.

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo: Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados.
• Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
• Gestión de incidencias.
• Generación de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto: El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.

• Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).
• Realización del backup del proyecto.
• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
• Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.